Referenzdokumente liefern der KI konkrete Beispiele für Inhalte, Struktur und Sprachstil. Anstatt der KI nur zu beschreiben, wie ein Ergebnis aussehen soll, zeigen sie anhand bereits freigegebener Dokumente, welche Formulierungen, welcher Aufbau und welche Detailtiefe gewünscht sind.
Dadurch versteht die KI den gewünschten Kontext besser und kann neue Inhalte erstellen, die sich an bestehenden Unternehmensdokumenten orientieren.
Geeignete Referenzdokumente sind beispielsweise:
- Bereits veröffentlichte Inhalte: Blogbeiträge, Newsletter oder Kundenschreiben.
- Technische Dokumentationen: Bedienungsanleitungen, Datenblätter oder Produktspezifikationen.
- Marketing- und Vertriebsunterlagen: Broschüren, Präsentationen oder Case Studies.
- Unternehmensdokumente: Richtlinien, Prozessbeschreibungen oder Schulungsunterlagen.
Ein Beispiel:
❌ Ohne Referenzdokument:
„Erstelle eine Produktbeschreibung für unser neues Modul.“
Die KI wählt eigenständig Struktur, Schreibstil und Detailgrad.
✅ Mit Referenzdokument:
„Erstelle eine Produktbeschreibung für unser neues Modul. Orientiere dich in Aufbau, Detailtiefe und Sprachstil an der angehängten Produktbeschreibung unseres bestehenden Moduls.“
Die neue Produktbeschreibung orientiert sich am Stil der vorhandenen Dokumentation und fügt sich nahtlos in die bestehende Produktreihe ein.
Kurz gesagt:
Referenzdokumente geben der KI ein konkretes Vorbild und helfen dabei, Inhalte zu erstellen, die fachlich, sprachlich und strukturell zu bereits bestehenden Unternehmensdokumenten passen.