Les documents de référence sont des documents d’entreprise déjà approuvés et de grande qualité. Ils servent de référence pour les nouveaux contenus et montrent comment une entreprise utilise concrètement les informations spécialisées, la terminologie et la communication d’entreprise.
Comme les documents de référence ont déjà été vérifiés et sont utilisés au quotidien dans l’entreprise, ils comptent souvent parmi les sources de connaissances les plus fiables d’une entreprise. Ils aident à créer de nouveaux contenus de manière cohérente et à respecter les standards de qualité existants.
Quels documents de référence sont particulièrement adaptés ?
- Brochures produits : Décrivent les produits, les prestations et leurs avantages.
- Documentations techniques : Transmettent des connaissances spécialisées, des processus et des relations techniques.
- Modes d’emploi : Présentent une structure cohérente ainsi que des formulations claires et précises.
- Supports marketing et commerciaux : Illustrent la communication de l’entreprise et les messages de la marque.
- Supports de formation : Contiennent des connaissances éprouvées, des standards internes et des bonnes pratiques.
Un exemple concret :
Une entreprise crée régulièrement de nouvelles informations sur ses produits. Au lieu de reformuler chaque description, elle utilise comme référence des brochures déjà publiées et des documentations techniques. Ainsi, le langage, la structure et le contenu spécialisé restent cohérents, même dans les nouveaux documents.
Bon à savoir :
Les documents de référence devraient être vérifiés régulièrement. Les contenus obsolètes ou qui ne sont plus valides ne conviennent que dans une mesure limitée comme base de connaissances et devraient être remplacés par des documents à jour.
✅ En bref :
Les documents de référence font partie des sources de connaissances les plus précieuses d’une entreprise. Ils contribuent à créer de nouveaux contenus de manière cohérente, compréhensible et de haute qualité, sur la base d’informations déjà vérifiées.