Les connaissances de l’entreprise évoluent continuellement. De nouveaux produits, services, processus ou exigences légales nécessitent de compléter ou de mettre régulièrement à jour les informations existantes. Seules des connaissances d’entreprise à jour peuvent servir durablement de base fiable pour les décisions et la création de contenus de qualité.
Une gestion systématique des connaissances contribue à maintenir les informations à jour et à fournir à toutes les parties prenantes une base de connaissances commune. Les contenus restent ainsi cohérents et la qualité de la communication de l’entreprise est durablement assurée.
Comment maintenir les connaissances de l’entreprise à jour ?
- Vérifier régulièrement les documents : Les contenus spécialisés doivent être contrôlés et mis à jour à intervalles définis.
- Définir les responsabilités : Pour les domaines de connaissances importants, il convient de définir clairement qui assure la maintenance et la validation des contenus.
- Documenter les modifications de manière centralisée : Les nouveaux produits, processus ou directives doivent être intégrés rapidement dans la base de connaissances existante.
- Supprimer les informations obsolètes : Les contenus qui ne sont plus valides doivent être archivés ou remplacés.
- Développer continuellement les connaissances de l’entreprise : Les expériences issues des projets, les retours des clients ou les nouvelles exigences viennent compléter la base de connaissances existante.
Un exemple concret :
Une entreprise lance un nouveau produit et met simultanément à jour les descriptions des produits, les supports de formation et les directives internes. Tous les collaborateurs ont ainsi accès aux mêmes informations à jour et communiquent de manière uniforme, indépendamment de leur service ou de leur domaine d’activité.
Bon à savoir :
Les connaissances de l’entreprise ne constituent pas un projet ponctuel. Elles évoluent avec chaque nouveau produit, chaque modification de processus et chaque nouvelle découverte. Une maintenance régulière garantit que les informations restent fiables et utilisables à long terme.
✅ En bref :
Les connaissances de l’entreprise doivent être entretenues et mises à jour en continu. Seules des informations actuelles, approuvées et fiables créent une base de connaissances commune et favorisent des décisions cohérentes ainsi que des contenus de haute qualité.